Fallstudien

ANFORDERUNG

Die örtliche Bildungsbehörde benötigte eine kosteneffektive Alternative zu ihrem derzeitigen Verwaltungsprogramm von Anlagegütern für die Schulen innerhalb
der Behördenregion. Es wurde Folgendes durchgeführt:

• Das RGIS-Team musste sechs Vollzeitmitarbeiter ersetzen und das Budget der Kommune für das Anlagemanagement senken
• Durchführung der Anlagenzählungen in einem kürzeren Zeitrahmen und zu geringeren Kosten als das aktuelle Programm
• Die Zählungen mussten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, den sechswöchigen Schulferien, stattfinden, um den Schulalltag für Personal und Schüler nicht zu stören

LÖSUNG

RGIS schuf ein effizientes Datenerfassungsprogramm, bei dem erfahrene, lokale Teams mit Mitarbeitern der Schulverwaltung zusammenarbeiteten.

• Jeder ausgewählte Standort wurde an einem Tag abgeschlossen, wobei RGIS-Teams aus lokalen, erfahrenen Auditoren eingesetzt wurden
• Das Planungsteam von RGIS koordinierte den Zeitpunkt der Inventur der Anlagegüter mit den einzelnen Schulen selbst
• Alle Standorte wurden so geplant, dass Schüler und Mitarbeiter nicht gestört werden

ERGEBNISSE

Die lokale Bildungsbehörde war in der Lage, während der sechswöchigen Ferienzeit an allen Standorten Bestandszählungen durchzuführen – zuvor hatte dies ein ganzes Jahr in Anspruch genommen.

• Vollzeitstellen für die Anlagenverwaltung wurden nicht mehr benötigt, so dass die lokale Bildungsbehörde diese Mitarbeiter für andere Anforderungen einsetzen konnte
• Alle Sachanlagen wurden in allen Gebäuden an einem Tag pro Standort von speziellen RGIS-Teams inventarisiert
• Der effizientere Prozess führte zu besseren Inventarisierungsergebnissen bei geringeren Kosten und einem besseren Verständnis dafür, wie viele Anlagen sich an welchem Ort befinden
• Reduzierte Überbestellungen und Budgetausgaben